Farklı kaynaklarda aynı konuyu içeren yazılar grubuna dosya adı verilmektedir.
Devlet arşiv hizmetlerinde hazırlanan imha listeleri, tutanakları ve bunlarla ilgili her türlü belge on beş yıl süreyle muhafaza edilir.
Ayıklama ve imha komisyonları her yılın haziran ayı başında çalışmaya başlar.
Mükellefler elinde bulunan arşivlik malzeme, birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile arşiv malzemesi ise kurum arşivlerinde 10-14 yıl süre ile saklanır.
Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlığı 1984 yılında kurulmuştur.
Belgenin katlanmasındaki amaç mektubun kolay açılmasını ve buruşmasını önlemektir.
Dosyalama öncesi yapılacak sınıflandırma, belgenin hangi sisteme göre dosyalanacağına göre değişir.
Acele posta servisi, acele gönderilmesi gereken mektup ve küçük paketler 48 saat içinde APS ile adreslere ulaştırılabilir.
Dosyada belgenin bulunmasını kolaylaştırmak için dosya üzerine etiketler yapıştırılır.
Kodlama yapılırken dosya planı ve fihrist kuralları göz önünde bulundurulmaz.
Günlük dosyalama, kullanılması gereken bir kuralın sağlıklı bir biçimde işlemesine yardımcı olur.
Belgenin altında imzası bulanan kişinin belgenin içeriğini kabul ettiği varsayılır
Doküman içeriğinin değişmediğini garanti etmek, e-imzanın doğurduğu hukuki sonuçlardan biridir.
Giden evrak kayıt defteri tutulmasının amacı, birimden gönderilecek olan belgelerin tespit edilmesi için bir liste hazırlamaktır.
Mesleki programda oluşacak herhangi bir aksaklık neticesinde evrakın elle hazırlanarak dosyalanması yeterlidir.
Tüm kurumların yetkili birimleri, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemini kullanmak zorundadır.
Kurumlarda gönderilecek evrakların gruplandırılması alfabetik sıraya göre yapılmalıdır.
Belgelerin sınıflandırılmasının amacı belgeleri kayıt altına almak, işlem sırasında oluşabilecek karışıklıkların önüne geçmek ve zamandan tasarruf etmektir.
Belgelerin elektronik ortamda gönderilmesi, kurumlar için maliyetli bir işlemdir.
Dosya planı ve fihrist kuralları dikkate alınmadan kodlama yapılır.
